POR QUE
CONTROLAR O PATRIMÔNIO
“Controlar é ter o domínio ou poder sobre algo ou sobre uma situação. É conhecer em detalhes o que se tem, teve ou "terá" no instante que se desejar. Controlar é poder saber se o objeto controlado foi modificado, porquê foi modificado,
quando foi modificado, quem modificou. Conhecer ainda os efeitos e as causas daquela modificação, assim como os custos incorridos, os riscos de modificar ou não modificar, podendo ainda comparar cenários em momentos distintos. O controle pode ser exercido sobre coisa tangíveis ou não, como: dinheiro, produtos,
pessoas, documentos, processos, créditos, débitos etc”
Em contabilidade, existe uma
convenção, denominada “convenção da materialidade”. Por esta convenção
justifica-se atribuir controles mais elaborados para “coisas” mais importantes
e que tenham efeitos relevantes sobre o patrimônio. Para “coisas” menos
importantes, justifica-se a adoção de procedimentos mais simples.
Biscoito, Dinheiro e Jóias
Você tem um ou mais pacotes de biscoito, farinha,
arroz ou qualquer outro mantimento em seu armário. Você possui também bens
duráveis e de grande valor, eletrodomésticos e aparelhos eletrônicos dentre
outros. Há também em sua relação de bens, jóias, dinheiro, obras de arte,
imóveis. Você possui também dinheiro a receber de terceiros e dívidas a pagar,
algumas das quais relevantes. Sobre qual destes itens você aplicaria controles rígidos e
sistemáticos controles com maior emprego de recursos?
Pode-se dizer que, se algo é relevante ou
importante, o controle desta coisa é imprescindível. Algumas “coisas” podem possuir grande valor
sentimental, mas quando avaliamos essas “coisas” sob o aspecto financeiro e
seus efeitos sobre o seu patrimônio, assim como sua relevância nos processos, os
controles exercidos ganham importância, devendo ser sistemáticos, rígidos e eficazes.
Imagine uma grande fábrica de alimentos com sua
variedade de produtos, sabores, formatos, ingredientes, embalagens e mercado
consumidor. Imagine ainda que esta empresa movimente grandes somas em
dinheiros, créditos e obrigações, além de possuir sofisticados e caros
equipamentos de produção. Neste contexto, o controle sobre os itens do
patrimônio seria encarado como algo imprescindível. Ao não adotar um rígido, criterioso e eficaz sistema de controle interno, as consequências para o negócio poderiam ser desastrosas.
Na qualidade de administrador daquele
empreendimento, controles seriam necessários para saber por exemplo: quantos e
quais produtos há em seu estoque pontualmente, assim como quantos foram produzidos em
determinado período ou quantos foram vendidos ou perdidos e ainda, quanto
custou produzir aqueles itens e quanto tempo determinado item permaneceu no
estoque até ser vendido, e ainda quanto cada produto gerou de resultado, e ainda se o cliente pagou o que devia, quando pagou ou não pagou, se as obrigações estão em dia, se os equipamentos estão sendo utilizados eficazmente ou se estão parados, etc,
etc, etc.
Conclui-se então que investimentos em controles
estão diretamente relacionado a relevância que determinado componente
patrimonial tem sobre o todo ou sobre os processos. Pode-se analogamente associar estes conceitos a
qualquer outro item do patrimônio ou sobre qualquer evento que influencie direta
ou indireta o patrimônio, como por exemplo o dinheiro, bens de uso, valores a
receber, valores a pagar etc.
