POR QUE CONTROLAR O PATRIMÔNIO

“Controlar é ter o domínio ou poder sobre algo ou sobre uma situação. É conhecer em detalhes o que se tem, teve ou "terá" no instante que se desejar. Controlar é poder saber se o objeto controlado foi modificado, porquê foi modificado, quando foi modificado, quem modificou. Conhecer ainda os efeitos e as causas daquela modificação, assim como os custos incorridos, os riscos de modificar ou não modificar, podendo ainda comparar cenários em momentos distintos. O controle pode ser exercido sobre coisa tangíveis ou não, como: dinheiro, produtos, pessoas, documentos, processos, créditos, débitos etc”

Em contabilidade, existe uma convenção, denominada “convenção da materialidade”. Por esta convenção justifica-se atribuir controles mais elaborados para “coisas” mais importantes e que tenham efeitos relevantes sobre o patrimônio. Para “coisas” menos importantes, justifica-se a adoção de procedimentos mais simples.

Biscoito, Dinheiro e Jóias

Você tem um ou mais pacotes de biscoito, farinha, arroz ou qualquer outro mantimento em seu armário. Você possui também bens duráveis e de grande valor, eletrodomésticos e aparelhos eletrônicos dentre outros. Há também em sua relação de bens, jóias, dinheiro, obras de arte, imóveis. Você possui também dinheiro a receber de terceiros e dívidas a pagar, algumas das quais relevantes. Sobre qual destes itens você aplicaria controles rígidos e sistemáticos controles com maior emprego de recursos?

Pode-se dizer que, se algo é relevante ou importante, o controle desta coisa é imprescindível. Algumas “coisas” podem possuir grande valor sentimental, mas quando avaliamos essas “coisas” sob o aspecto financeiro e seus efeitos sobre o seu patrimônio, assim como sua relevância nos processos, os controles exercidos ganham importância, devendo ser sistemáticos, rígidos e eficazes.

Imagine uma grande fábrica de alimentos com sua variedade de produtos, sabores, formatos, ingredientes, embalagens e mercado consumidor. Imagine ainda que esta empresa movimente grandes somas em dinheiros, créditos e obrigações, além de possuir sofisticados e caros equipamentos de produção. Neste contexto, o controle sobre os itens do patrimônio seria encarado como algo imprescindível. Ao não adotar um rígido, criterioso e eficaz sistema de controle interno, as consequências para o negócio poderiam ser desastrosas.

Na qualidade de administrador daquele empreendimento, controles seriam necessários para saber por exemplo: quantos e quais produtos há em seu estoque pontualmente, assim como quantos foram produzidos em determinado período ou quantos foram vendidos ou perdidos e ainda, quanto custou produzir aqueles itens e quanto tempo determinado item permaneceu no estoque até ser vendido, e ainda quanto cada produto gerou de resultado, e ainda se o cliente pagou o que devia, quando pagou ou não pagou, se as obrigações estão em dia, se os equipamentos estão sendo utilizados eficazmente ou se estão parados, etc, etc, etc.

Conclui-se então que investimentos em controles estão diretamente relacionado a relevância que determinado componente patrimonial tem sobre o todo ou sobre os processos. Pode-se analogamente associar estes conceitos a qualquer outro item do patrimônio ou sobre qualquer evento que influencie direta ou indireta o patrimônio, como por exemplo o dinheiro, bens de uso, valores a receber, valores a pagar etc.