SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL

Você confia ou não confia.

“Confiar é ter um sentimento de segurança em alguém ou algo. Este sentimento pode ser temporário ou permanente. Você pode confiar em um momento e não confiar depois. Um evento qualquer pode alterar o sentimento de confiança.”

No mundo dos negócios ter confiança é fundamental.

Imagine um investidor que pretenda colocar dinheiro em um negócio e obter ganhos com isso. A não ser que ele tenha boas razões para confiar na empresa, o investidor não estará confortável e seguro para entregar parte da sua riqueza.

A confiança pressupõe que incertezas estão temporariamente suspensas. Quando alguém confia em algo ou alguém ela pode supor as ações e comportamentos da outra parte.

Cabe ressaltar que no mundo dos negócios, ter confiança não significa ter certeza absoluta de algo. Por exemplo, você confia em uma empresa e adquire ações (pedacinhos do patrimônio) dela, mas certos eventos de natureza conjuntural ou macroeconômica poderão alterar o cenário e ocasionar perdas em seu investimento.

Informação confiável é a base para decisão.

A informação é a base para as escolhas que fazemos e devemos acreditar que toda informação que utilizamos tem uma origem confiável. Teoricamente uma escolha segue um roteiro no qual:

1) Reunimos as informações necessárias;

2) Estudamos e avaliamos as informações;

3) Tomamos a decisão;

4) Avaliamos nossa decisão.

A origem da informação contábil

Podemos dizer que as informações contábeis originam-se nos diversos processos que formam a estrutura de uma entidade empresarial ou não e são decorrentes de sua operação e administração. São os processos, estruturados ou não, que formam o arcabouço de dados e informações que acabam sendo armazenados em sistemas de informações automatizados.

Um sistema é formado por um conjunto de atividades e rotinas estruturadas de forma lógica cuja finalidade é suprir necessidades, primeiramente dos gestores e em um segundo momento os usuários externos à organização, aqueles que de algumas forma tem interesse na empresa: investidores, governo, credores, clientes, fornecedores e sociedade detre outros.

Controles internos e a segurança das informações

Este assunto foi abordado na postagem do dia 27/09/2015.

“É função dos controles internos, garantir a segurança, a integridade, a conformidade e a confidencialidade dos dados e informações geradas pelos diversos processos empresariais e seus sistemas eletrônicos em atendimento as necessidades de seus usuários.”

O domínio da informação leva ao conhecimento que é o que interessa como vantagem competitiva em um contexto de negócios cada vez competitivo.

A informação contábil

A contabilidade surgiu com a necessidade do controle do patrimônio e com o tempo evoluiu de forma a atender as exigentes demandas de um mundo cada vez mais complexo, competitivo, exigente e globalizado.

Com o tempo, o Estado e outros interessados, conhecedores da contabilidade como um processo cientifico, uniforme e consistente, passou a utilizá-la como instrumento de medição e análise de natureza financeira, econômica e patrimonial para o atendimento de suas necessidades.

Da contabilidade é possível conhecer e obter um vasto volume de informações a respeito da vida financeira de uma entidade, como por exemplo: a estrutura e evolução patrimonial, o nível e o perfil de endividamento, sua lucratividade, a riqueza gerada e distribuída, o grau de liquidez, a estrutura de gastos, a rentabilidade do investimento dentre muitas outras respostas.

A certeza de que a informação contábil é segura e íntegra, e que pode ser utilizada com os fins desejados pelo usuário, decorre principalmente do esforço da entidade em proporcionar um ambiente interno capaz de assegurar o cumprimento das políticas, normas e procedimentos estabelecidos pelo corpo diretivo, o atendimento aos preceitos legais e aos princípios contábeis geralmente aceitos.

Sistema Integrado de Informações

O termo contabilidade pode designar uma área ou uma função. Grande parte das informações nascem nas áreas que formam a estrutura da entidade e migram para a contabilidade. Veja, no esquema abaixo a interface da contabilidade com as demais áreas.

Em um sistema eletrônico integrado modelado no conceito (ERP – Enterprise Resourcing Planing), os dados que alimentam a contabilidade da entidade, fluem de um lado para o outro baseado em um conceito denominado “wokflow”. Nesta lógica, uma Nota Fiscal de compra de mercadorias é digitada no setor de recepção de materiais uma única vez e a partir deste “INPUT”  de dados, todos os demais processos são alimentados em uma interface dinâmica. 

Os sistemas integrados tal como hoje é concebido são uma grande evolução à dinâmica e a segurança da informação contábil. Concebidos dentro de uma lógica de processos dinâmicos e estruturados. Visando otimizar rotinas e eliminar retrabalhos, uma estrutura de sistema bem elaborada automatiza as normas e cria uma rica estrutura de dados propícios a sua utilização em benefício de toda organização, mitigando riscos de controle e garantindo a auditagem dos processos.